供應商操作手冊
導覽列簡介
- 基本資訊 - 管理供應商名稱、統編、負責人與聯絡資訊等
- 供應商成員 - 管理成員名單與角色
- 產品清單 - 管理可販售的所有化學品
- 安全資料表 - 維護SDS內容,可以匯出使用或用來建立產品
接收邀請與管理成員
接收邀請碼
廠商有可能直接收到邀請碼,邀請碼格式如下:
http://localhost:8080/epscchem/vendors/67ab03c7e72e5534c46db0df/action-codes/INVITE_VENDOR_MANAGER/UeOlcJCC71KZAawy7sTnuTi3g0zi3Sza
在Email或是通訊軟體接收到邀請碼後,點擊後跳轉至系統的單一登入頁面(SSO),請依照登入頁面指示完成註冊或登入即可完成接受邀請的步驟。
廠商有可能直接被管理者設定好角色,在這個狀態下就不會收到邀請碼,取而代之可以直接進入系統網站, 完成登入後即可使用管理者設定好的角色。
成員種類與切換
- 供應商主管 - 供應商基本資訊修改、成員管理與一般操作(產品與訂單管理)
- 供應商職員 - 一般操作(產品與訂單管理)
一個帳號可能擁有多個角色,換句話說一個帳號可以同時擁有供應商主管和供應商職員兩個角色,當需要切換時請點擊畫面右上角角色名稱,進行選擇。
基本資訊修改
擁有供應商主管身份的使用者,可以編輯供應商基本資訊,供應商資訊無法被刪除。
管理成員
擁有供應商主管身份的使用者可以管理內部角色成員。
- 廠商名稱 - 為下拉選單,通常只會顯示使用者所屬的供應商在此,直接選擇即可
- 使用者名稱 - 為此使用者在單一登入(SSO)申請資訊填寫的完整Email
- 部門角色 - 一個使用者可以擁有多個角色,所以供應商主管可以身兼供應商職員
在創建成員之後,被創建的使用者下次登入或頁面重整時,就會在系統右上角的角色選取下拉選單看到心得角色可以選擇。 被加入的成員的Email,無需事先登入系統,設置好的成員會在經過申請單一登入(SSO)帳戶進入系統時直接生效。
創建與申請上架產品
產品清單簡介
在此頁面會羅列所有產品清單,最前方會標示此產品的狀態,上方的快速導覽列,可以方便使用者過濾想要看到某單一狀態的產品。左上方文件新增圖示按鍵可以新增產品,放大鏡圖示按鍵可以搜索產品。點擊產品化學成分可以進入產品詳請。
產品狀態一覽
- 準備上架 - 初始狀態
- 審查中 - 管理者正在審核送審的產品
- 修正中 - 管理者返回修正內容,供應商需依照管理者建議修改,並再次送審
- 產品白名單 - 管理者同意上架此產品,但先將產品放入白名單或是管理者從上架狀態退回產品白名單此產品
- 產品黑名單 - 管理者不同意上架此產品,將產品放入黑名單或是管理者從產品白名單狀態不同意上架此產品
- 上架 - 管理者上架或供應商重新上架此產品,產品只有此時可以被購買
- 下架 - 供應商停止供應此產品
- SDS更新中 - 供應商為下架商品更新SDS
- SDS重審中 - 供應商重送SDS給管理者
搜尋產品
點擊左上方放大鏡圖示可以在網頁右側開啟搜尋篩選條件。
目前提供5項條件:
- CAS
- 上架狀態
- 產品貨號
- SDS製表日期大於
- SDS製表日期小於
新增產品
點擊左上方文件新增圖示可以新建產品資訊。
所有帶有(*)的欄位為必填。
新增毒化物產品
毒化物在政府規範下需要填寫比一般產品更詳細的內容,如果在建立商品時勾選毒化物選項,必須填寫擴充內容才可新增。
複製產品
創建產品是一項繁瑣的過程,需要細心耐心。但是當有些商品大部分的內容都一樣,只有少量差異時(例如淨重),系統提供複製既有商品的功能,以利使用。
產品申請流程
在創建商品後,在產品清單中點擊新創建的商品,會在頁面上方中出現以下內容:
此工作列會依照使用者的角色,與商品的狀態顯示出想對應的可執行動作於此。以下表格顯示不同狀態下,各角色能執行的動作:
狀態 | 角色 | 可執行動作 | 執行後的狀態 |
---|---|---|---|
準備上架 | 供應商 | 送審 | 審查中 |
審查中 | 管理者 | 返回修正內容 | 修正中 |
管理者 | 同意上架 | 產品白名單 | |
管理者 | 不同意上架 | 產品黑名單 | |
修正中 | 供應商 | 送審 | 審查中 |
產品白名單 | 管理者 | 上架 | 上架 |
管理者 | 不同意上架 | 產品黑名單 | |
產品黑名單 | 管理者 | 同意上架 | 產品白名單 |
上架 | 管理者 | 退回產品白名單 | 產品白名單 |
供應商 | 停止供應 | 下架 | |
下架 | 供應商 | 重新上架 | 上架 |
供應商 | 更新SDS | SDS更新中 | |
管理者 | 退回產品白名單 | 產品白名單 | |
SDS更新中 | 供應商 | 重送SDS | SDS重審中 |
SDS重審中 | 管理者 | SDS審核通過 | 下架 |
管理者 | SDS審核不通過 | SDS重審中 | |
管理者 | 不同意上架 | 產品黑名單 |
化學品訂單處理
訂單處理的流程處理邏輯,跟申請產品上架的流程原則上是一樣的,最大的差別在於訂單是實驗室採購人員觸發,供應商只能被動接受。
化學品申購狀態一覽
- 訂單準備 - 實驗室採購正在準備訂單內容
- 訂單核可 - 實驗室主管核可中
- 訂單總量控管 - 系所環安檢核訂單中
- 訂單捨棄 - 訂單被廢棄
- 訂單審查 - 環安中心審查訂單中
- 訂單修正 - 訂單被要求修正
- 下訂中 - 通過環安中心審查,訂單跳轉給供應商
- 訂單成立 - 供應商接受訂單
- 訂單不成立 - 供應商不接受訂單
- 送貨中 - 供應商訂單已出貨
- 分派 - 環安中心已確認,分派給實驗室
- 訂單完成 - 實驗室採購收貨完成
其中粗體字的狀態是供應商會參與其中的。
供應商應對申請流程
狀態 | 角色 | 可執行動作 | 執行後的狀態 |
---|---|---|---|
下訂中 | 供應商 | 接收訂單 | 訂單成立 |
供應商 | 拒絕訂單 | 訂單不成立 | |
訂單成立 | 供應商 | 送貨 | 送貨中 |
依供應商的角度,只需要針對收到的訂單接收和拒絕即可。
安全資料表管理
安全資料表管理並不是供應商必須一定要使用與維護的模組,但此模組會帶來以下的方便。
政府SDS內容規範
- 物品與廠商資料
- 危害辨識資料
- 成分辨識資料
- 急救措施
- 滅火措施
- 洩漏處理方法
- 安全處置與儲存方法
- 暴露預防措施
- 物理和化學性質
- 安定性與反應性
- 毒性資料
- 生態資料
- 廢棄處置方法
- 運送資料
- 法規資料
- 其他資料
使用安全資料表模組,製作SDS時可以確保相關資訊的完整,並且所填內容將符合GHS規範(例如:危害防制措施)。
多樣文件下載
- SDS的Words文件
- GHS警示Words文件
可用Excel匯入SDS
點擊後填寫內容,即可在新增安全資料表時選擇填寫好的xlsx檔案做資料的快速匯入,此功能將方便跟沒有本系統權限的人員協作,或是匯入其他也一樣使用本系統的第三方組織。
快速建立產品
系統可以利用SDS快速建置新的產品於產品清單,使用按鍵建立商品,不只可以自動帶入SDS資訊到相關的商品明細,並且會將SDS轉化成docx檔案直接附加在新建的產品內容之中。